（ビジネス向け）メールの基本形
ビジネス向けとプライベートのメールって違うの？
ビジネスとプライベートのメールの違いは、何でしょう。
プライベートのメールだったら、例えば家族や友人や恋人宛てのメールなら、メールだけで全部伝わらなくてもいいけど、今すぐ気持ちを伝えたい！とにかく用件だけを伝えようという時に送ったりするかもしれません。メールだけで伝わらなくても、直接会う機会があり、誤解されることも少ないでしょう。ラインなどでスタンプだけ送り合うなんてこともよくありますよね。
ビジネスでは、プライベートとは違い、口頭で伝えにくい内容をメールだけで伝え合いたいという時に活用されたりします。長文や数値などを正確に伝える時は、電話よりもメールの方が確実ですよね。直接会いに行く時間のない時にメールだけでやり取りすることも少なくありません。相手が短い時間で読めるように簡潔に分かりやすくなければいけませんし、あとから確認の電話を入れないと分からない！なんてことがないように伝えるべきことはしっかり伝える内容でなければいけません。
- できる限り短く
- 用件を分かりやすく
上記の２つが鉄則です。ビジネスで嫌われメールを送ってしまうと、最後まで読んでもらえずにあとからトラブルに・・・ということもあります。読んでもらえる、分かってもらえるを目指す！のが、ビジネスメールの目標です。
形式は「テキスト」で
基本的にビジネスで用いるメールは、テキスト形式が無難です。
メールには、
- html（リッチテキスト）形式
- text（テキスト）形式
があります。
リッチテキスト形式だと、文字に色をつけることができたりしますが、メールのデータが重くなる（開くのに時間がかかったりもします）ので、テキスト形式にしておくことが無難です。
どうしてもカラーで情報を詳しく書きたい時は、ワードなどで文書を作成した後にＰＤＦなどのファイルに変換して添付しておき、「詳細は添付しております資料をご確認ください」などと書き添える方がいいでしょう。
宛先の使い分けって？
送りたいアドレスを指定する方法は３つあります。聞いたことあるけれど、どういう意味だったかな？下記の表で確認してみましょう。
| 返信 | 特徴 | |
| TO（宛先） | 〇 | 処理や作業、返信をして欲しい人をTOに入れます。「○○さんへ」と個別にメールが届いている状態です。TOに、複数のアドレスを指定することも可能です。 |
| CC | △ | カーボン・コピー（Carbon Copy）の略で、複写という意味です。TOに指定されているアドレスの人が実際に処理してもらいたいと依頼されている人で、CCの指定先は「参考に見ておいて」と メールのコピーをもらっている状態です。 |
| BCC | △ | ブラインド・カーボン・コピー（Blind Carbon Copy）の略です。 BCCに指定されているアドレスは、他の受信者に表示されません。一斉送信の際に用いられることもあります。 |
件名って何を書くところ？何も入れないでメールしてもいいの？
件名は、非常に重要なポイントです。
仕事のメールアドレスって、いろんなメールが一日に何通も届くものです。
メールソフトの画面を見れば分かりますが、ずらりと件名や送ってくれた人のアドレスが並んでいます。電話を受けながら、他の仕事もこなしながら、メール応対もする場合がほとんどで、件名に【至急】【重要】など入れておけば、たくさんのメールの中から先に読んでもらえるかもしれません。
ただ、急いでもいないメールを読むのを急かすのは失礼です。
相手がどんなメールだろう？急いで処理すべきかどうかを判断することができるようにメールの内容を１行でまとめて記入しておくといいでしょう。何も入れないで、メールを送ることも可能ですが、避けた方がいいでしょう。
ビジネスメールの基本形
基本形が全てではありません。
ただ、初めてメールを送る相手など無難に済ませておきたいという時は参考にしてみてください。自分オリジナルのメール基本形を持っておけば、「この資料、メールしておいて」という突然の指示に固まってしまうこともありません！
基本形を作っておけば、時間のかかるメール業務も手早くこなせるはずです。他の人のメールを見て、いいなと感じたメールの文章などをメモ帳にコピーしておくのもいいかもしれませんね。
